Lohnbuchhaltung

Präzision, die Vertrauen schafft

Lohnbuchhaltung ist einer der komplexesten Bereiche in der Unternehmensführung. Sie bewegt sich gleichzeitig in drei Rechtsgebieten – Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht. Jedes dieser Gebiete ändert sich laufend: Beitragssätze werden angepasst, Meldepflichten kommen hinzu, neue Regelungen treten in Kraft. Dazu kommt die individuelle Ausrichtung Ihres Unternehmens: Stundenlöhne, Gehälter, Zuschläge, Dienstwagen, vermögenswirksame Leistungen – jedes Lohnmodell muss korrekt abgebildet werden.

Das ist genau der Bereich, in dem wir unsere Stärke haben. Bei Mentel & Mentel stemmen wir diese Komplexität für Sie – von der monatlichen Abrechnung über das Meldewesen bis zur Begleitung bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen. Ihre Lohnbuchhaltung läuft rechtssicher, digital und individuell auf Ihre Mitarbeitermodelle abgestimmt.

Was wir für Sie übernehmen

Die monatliche Lohnabrechnung umfasst mehr als die reine Berechnung von Löhnen und Gehältern: Wir führen Ihre Personalstammdaten, berechnen die Bezüge, pflegen die Lohnkonten, erstellen die Abrechnungen und Zahlungsanweisungen. Hinzu kommen das Meldewesen – von der Anmeldung bei Sozialversicherung und Finanzamt bis zur Abmeldung bei Austritt – sowie die termingerechte Datenübermittlung an alle Stellen.

Die Ergebnisse fließen nahtlos in Ihre Finanzbuchhaltung. So entsteht ein geschlossener Kreislauf: Die Lohndaten werden korrekt verbucht, Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen bilden die Personalkosten vollständig ab, und Sie behalten den Überblick über einen der größten Kostenblöcke im Unternehmen.

Wie die digitale Abwicklung funktioniert

Wir arbeiten mit DATEV LODAS – dem Standard für Lohn- und Gehaltsabrechnung im Steuerberatungsumfeld. Die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter liegen digital vor, Änderungen bei Gehalt, Arbeitszeit oder Vertragskonditionen werden direkt eingepflegt. Jede Abrechnung entsteht auf Basis aktueller gesetzlicher Vorgaben, die DATEV laufend in die Software einarbeitet.

Sie übermitteln uns monatlich die variablen Daten – Arbeitsstunden, Krankheitstage, Urlaub, Zuschläge. Das läuft per sicherer Datenübertragung, verschlüsselt und dokumentiert. Wir erstellen die Abrechnungen, übermitteln die Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung und stellen Ihnen die fertigen Lohnunterlagen zur Verfügung – digital archiviert, jederzeit abrufbar.

Die Datenübertragung erfolgt über verschlüsselte DATEV-Schnittstellen. Alle personenbezogenen Daten unterliegen den Vorgaben der DSGVO und werden revisionssicher archiviert.

Warum Lohnbuchhaltung Fachwissen braucht

Die Konsequenzen von Fehlern in der Lohnbuchhaltung sind erheblich. Unternehmensspezifische Faktoren – Unterschiedliche Vergütungsmodelle, Teilzeit, Minijobs, Gleitzeit, betriebliche Altersvorsorge – müssen alle korrekt abgebildet werden. Ein Fehler bei der Steuerabrechnung oder bei Sozialversicherungsbeiträgen wird schnell teuer, besonders wenn das Finanzamt oder die Rentenversicherung zur Prüfung kommt.

Unsere Mandanten schätzen, dass sie sich auf uns verlassen können – bei der monatlichen Abrechnung ebenso, wie im Falle einer Prüfung. So wollen wir Ihnen den Rücken freihalten, damit Sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Begleitung bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen

Lohnsteuerprüfungen und Sozialversicherungsprüfungen sind für Unternehmen keine Seltenheit. Wie lange eine Prüfung dauert und wie sie ausgeht, hängt entscheidend von der Qualität Ihrer Dokumentation ab. Wenn Lohndaten vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher archiviert sind, können Prüfer strukturiert arbeiten.

Das verkürzt den Prüfungszeitraum und reduziert das Risiko von Nachforderungen. Wir begleiten Sie durch solche Prüfungen – von der Vorbereitung über die Bereitstellung der Unterlagen bis zur Klärung fachlicher Fragen mit den Prüfern. So müssen Sie sich nicht selbst mit den Behörden auseinandersetzen.

Wie der Einstieg aussieht

Wir richten Ihre Lohnbuchhaltung so ein, dass sie zu Ihren Abläufen passt. Dafür erfassen wir zunächst alle relevanten Daten: Mitarbeiterstammdaten, Vertragskonditionen, Lohnbestandteile, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen. Diese Daten werden in DATEV LODAS hinterlegt und bilden die Grundlage für alle künftigen Abrechnungen.

Sobald das System steht, läuft die monatliche Abrechnung standardisiert. Sie liefern die variablen Daten, wir erstellen die Abrechnungen und kümmern uns um alle Meldungen. Änderungen – neue Mitarbeiter, Gehaltserhöhungen, Austritte – werden laufend eingepflegt.

Die Erfahrung zeigt, dass sich dieser Prozess nach wenigen Monaten eingespielt hat. Was bleibt, ist ein zuverlässiger Rhythmus, bei dem Sie wissen, wann die Abrechnungen vorliegen und wann die Überweisungen fällig sind.

Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung in Hände geben möchten, die diese Komplexität beherrschen und Prüfungssicherheit gewährleisten, sprechen Sie uns an. Wir klären in einem ersten Gespräch, wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen, welche Lohnmodelle Sie nutzen und wie die digitale Zusammenarbeit ablaufen würde.